Come prevenire una perdita di dati?

La perdita dei dati può essere molto dispendiosa sia per le aziende che per i singoli utenti. Per questo è nel vostro interesse investire tempo e risorse nella prevenzione. Ecco alcuni consigli:

FATE UN BACK UP DEL SISTEMA
Sia che utilizziate un personal computer, che un portatile, o che voi siate il responsabile informatico di un'azienda, il backup dei dati è fondamentale. Fare un backup significa fare una copia dei dati critici su qualche supporto e conservarlo poi separatamente dai dati originali.

PROVATE A RIPRISTINARE UN BACK UP PRIMA CHE VI SERVA VERAMENTE
"Il mio backup funziona, ma il ripristino no". Questo è un vecchio detto informatico che fa riferimento a disastri reali, nei quali c'è una procedura di backup eseguita ogni giorno senza errori, ma quando il backup serve realmente, c'è qualche problema nell'esecuzione della procedura di ripristino. Nessuno ha infatti testato il backup per assicurarsi che i dati potessero essere ripristinati correttamente.

NON EFFETTUATE AGGIORNAMENTI SENZA AVERE UN BACK UP TESTATO
Prima di aggiornare (sia dal punto di vista hardware che software) un qualsiasi sistema fate un backup completo e testate la procedura di ripristino. Molti casi di perdita di dati coinvolgono un aggiornamento andato male. Verificate che potete ripristinare il backup in qualsiasi momento prima di aggiornare il sistema.

DOCUMENTATE IL SISTEMA
- Fate un elenco delle applicazioni ed assicuravi di avere un backup di tutti i dati
- Organizzate la documentazione di tutto il software e dell'hardware originale

ADOTTATE MISURE PREVENTIVE CONTRO I DANNI FISICI
- Mantenete il sistema in condizioni ambientali favorevoli per quanto riguarda la temperatura e l'umidità
- Adottate protezioni contro gli sbalzi di tensione
- Togliete la polvere all'interno del case
- Pulite periodicamente i lettori ottici e a nastro con l'uso di dischi e nastri speciali
- Prendete precauzioni contro le scariche elettrostatiche

ADOTTATE MISURE PREVENTIVE CONTRO I DANNI SOFTWARE
- Cancellate software e applicazioni inutilizzate o non necessarie
- Deframmentate il disco fisso
- Effettuate analisi periodiche del filesystem
- Installate e mantenete aggiornati antivirus e firewall

PRESTATE ATTENZIONE AI SEGNALI DI ALLARME
- Molti programmi di gestione di dischi fissi hanno un sistema diagnostico per "prevedere" fallimenti meccanici mentre il disco è ancora in funzione. Non ignorare questi segnali. Ad esempio, un server RAID potrebbe emettere un segnale d'allarme nel caso in cui un disco sia danneggiato, ma continuare a funzionare grazie alla ridondanza dei dati offerta dalla tecnologia RAID. Questo permette al sistema di continuare a funzionare anche senza un disco, ma non è una soluzione definitiva.

FATE ATTENZIONE ALLA SICUREZZA
- Il vostro sistema è fisicamente protetto contro furti o vandalismi di ogni tipo?
- Il vostro sistema è adeguatamente protetto contro hacker o impiegati malintenzionati?

PREPARATEVI A DISASTRI FISICI
- Prendete qualche precauzione per prevenire o limitare i danni di un disastro come fuoco, acqua, o esplosioni. Ad esempio non posizionare un server senza protezioni sotto una tubatura "a rischio".
- Preparate un "piano di recupero da un disastro". Dove prenderete le attrezzature necessarie per rimettere in piedi il sistema nel caso in cui quelle attuali siano distrutte?

PREVENZIONE PERDITA DATI PER SINGOLI UTENTI
Tutte le misure di prevenzione appena descritte possono essere utilizzate anche dai singoli utenti in base all'importanza che ognuno assegna ai propri dati. Questa sezione descrive misure preventive molto semplici.

BACKUP
Gli utenti comuni possono copiare i propri file importanti su floppy, CD o altro supporto removibile, etichettarlo appropriatamente, e conservarlo in una scatola nel caso di necessità future, insieme con ogni copia originale di tutti i software utilizzati.

Utenti più esigenti possono acquistare un sistema di backup (come un nastro), o usare un sistema di backup su internet.

RIPRISTINO
Un utente che utilizza un metodo di backup informale (su floppy, CDROM, ecc.) può verificare la consistenza del backup semplicemente leggendo il supporto sul quale sono state fatte le copie.

L'utente più esigente dovrebbe invece documentare le proprie attività di backup, ed assicurarsi che queste possono ripristinare completamente il sistema. E' raccomandato l'aiuto di un tecnico esperto.

BACKUP
Fare un backup dai dati significa configurare una procedura nella quale viene fatta una copia, di solito su nastro, di tutti i dati critici (o di tutti i file). Esistono anche procedure chiamate di "backup incrementale" che memorizzano solo i file modificati, e solo periodicamente effettuano la copia di tutti i file. Queste procedure necessitano di un sistema di rotazione dei nastri, che dovrebbero anche essere archiviati in maniera chiara, e di una procedura per il ripristino del backup. Bisogna prestare particolare attenzione al tipo di software utilizzato per il backup e verificarne la compatibilità con il proprio hardware ed il proprio sistema operativo.

RIPRISTINO
Ogni routine di backup dovrebbe essere testata attraverso un "ripristino di prova". Se non è possibile rischiare di ripristinare il backup sul server principale, ripristinare i dati su un server di scorta. (Se le applicazioni che eseguite sono "mission-critical", dovreste in ogni caso avere un server di scorta).

RIDONDANZA
Se applicata all'informatica, la ridondanza è un ottimo principio! Quando ad esempio si usa un motore ridondante su un aereo, lo si fa nel caso in cui uno degli altri motori dovesse guastarsi. Per le grandi aziende con ampie risorse economiche, la ridondanza significa mantenere un centro alternativo remoto con la copia , aggiornata al minuto, dei dati presenti in azienda. Nel caso di un guasto nel server principale il flusso di dati sarà automaticamente indirizzato verso il centro alternativo.

Se la vostra azienda dipende molto dal sistema informatico, dovreste includere la ridondanza nei piani per la continuità dell'azienda. Inoltre molte aziende riutilizzano server vecchi come workstation; è allora possibile ripristinare il backup ed usarlo per un breve periodo? Un buon piano di gestione dell'emergenza dovrebbe prevedere una procedura di ripristino dei dati più critici su un server alternativo.

SICUREZZA
Le aziende devono considerare minacce alla sicurezza sia interne che esterne, e di natura sia fisica che logica.

La sicurezza interna ed esterna, dal punto di vista fisico, deve essere raggiunta proteggendosi contro acqua o fiamme, limitando l'accesso, attraverso un elevato livello di sicurezza, alle stanze dei server o dei dati.

Le minacce logiche (o software) esterne possono essere contrastate attraverso l'utilizzo di strumenti software o hardware come antivirus e firewall.

Le minacce logiche interne dovrebbero essere contrastate con l'utilizzo di un sistema di password che assegni i diritti d'accesso in base alle operazioni che si vogliono svolgere. Questo sistema dovrebbe essere controllato e aggiornato periodicamente.

RISORSE UMANE
Ogni organizzazione dovrebbe individuare una o più persone con il compito di assicurare la continuità del business e la sicurezza dei dati. Queste persone dovrebbero:
- Documentare i piani di continuità del business e farli esaminare ed approvare dall'amministrazione
- Documentare le procedure di ripristino e backup
- Testare le procedure di ripristino
- Informare il resto dello staff sulle politiche di sicurezza
- Assicurarsi che lo staff sia qualificato per queste responsabilità e che abbia il tempo e le risorse necessarie per portarle a termine

La memorizzazione, la manutenzione, e la possibilità di utilizzare i dati originali in qualsiasi momento sono requisiti base dell'etica professionale di un'azienda. Questo è particolarmente vero in ambienti governativi, medici e finanziari.